System SmartKid jest intuicyjny i łatwy w obsłudze, a jednocześnie oferuje szerokie spektrum funkcji, które ułatwiają zarządzanie przedszkolem lub żłobkiem.

parallax background

System SmartKid to kompleksowe narzędzie, które wspiera różne role pracownicze w codziennym zarządzaniu placówką. Dzięki jego elastycznym i łatwo dostosowującym się do potrzeb funkcjom, każdy pracownik, niezależnie od swojej roli, może efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem biurowym, kierownikiem placówki czy specjalistą IT, system SmartKid zapewnia narzędzia i funkcje, które pomogą Ci w codziennej pracy.

Pamiętaj, że nie musisz korzystać ze wszystkich funkcji od razu - możesz je stopniowo wdrażać, zgodnie z potrzebami placówki.

Od czego zacząć?

Na początek, zdecydowanie warto rozpocząć od wprowadzenia danych dzieci lub skorzystania z narzędzia rekrutacyjnego. Następnie przypisz wartości czesnego oraz opłat za wyżywienie, a po tym, zainicjuj systematyczne ewidencjonowanie obecności w systemie. Te trzy kluczowe kroki umożliwią udostępnienie rodzicom aplikacji, co z kolei pozwoli im zgłaszać nieobecności online. Dzięki temu, raz w miesiącu, możesz dokonać kompleksowego rozliczenia wszystkich dzieci za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Co więcej, możliwość realizacji płatności przez aplikację ułatwi cały proces. Wystarczy poświęcić kilka chwil, aby zaoszczędzić wiele godzin pracy!

Jakie są funkcje i kto może mieć uprawnienia?

Właściciel przedszkola / Dyrektor

(może mieć nadane wszystkie uprawnienia przez właściciela)

Kadra - Zarządzanie pracownikami

Właściciel ma możliwość przypisywania różnych uprawnień do systemu innym pracownikom, dzięki czemu każdy ma dostęp tylko do tych funkcji, które są mu niezbędne, a dostęp do funkcji do których nie musi bądź nie może mieć - dostęp został wyłączony albo ukryty. W zakładce Kadra istniej również możliwość ustalania i zarządzania grafikami pracy pracowników ich urlopami oraz przypisywanie im zadań.

Monitorowanie obecności (sumaryczne)

System SmartKid automatycznie zapisuje obecność dzieci i je sumuje, co pozwala Właścicielowi na szybki przegląd stanu obecności w placówce.

Zarządzanie finansami

SmartKid na podstawie obecności oraz przypisanych zasad jest w stanie obliczać należności za czesne oraz posiłki, zajęcia dodatkowe oraz inne dodatki. Rozliczenia te są podstawą do wystawiania rachunków i ewentualnych faktur dla rodziców. Rodzice mają możliwość opłacania należności poprzez moduł szybkich płatności połączony z bramką BlueMedia, a właściciel może obserwować status wpłat oraz zaległości.

System oferuje również możliwość generowania raportów finansowych oraz tworzenia statystyk dotyczących finansów, wyżywienia oraz obecności dzieci.

Pokoje czatu

Najprościej mówiąc, pokoje czatu to oddzielne zakładki czatu (można tworzyć dodatkowe np. kuchnia, aby rodzice mogli komunikować się tylko z kuchnią), gdzie można pisać z poszczególnymi grupami z kadry np. tylko z nauczycielami albo tylko z biurem, bądź dyrekcją. Osoba uprawniona do tworzenia pokoi czatu, może dowolnie przypisać pracowników do tych pokoi.

Nauczyciel / Opiekun

Zaznaczanie obecności

Nauczyciel ma możliwość zaznaczania obecności dzieci w systemie SmartKid. Nauczyciel może zaznaczyć dziecku obecność, nieobecność usprawiedliwioną (może też zaznaczyć ją rodzic - przy tym statusie opłata za posiłki nie jest naliczana) oraz nieobecność nieusprawiedliwioną (mimo nieobecności dziecko ma naliczoną opłatę za posiłki np. za późno została oznaczona nieobecność).

Komunikacja z rodzicami

SmartKid oferuje funkcję wiadomości do rodziców, gdzie nauczyciele mogą łatwo przesyłać informacje dotyczące dziecka, rodzic może widzieć oznaczony czas snu dziecka. Nauczyciele mogą również komunikować się poprzez ogłoszenia i śledzić czy ogłoszenie zostało wyświetlone przez danego rodzica oraz tworzyć ankiety, które pomogą w rozstrzygnięciu kwestii wymagających konsultacji z rodzicami.

Planowanie posiłków

Nauczyciele mogą łatwo skonfigurować automatyczne zamówienia posiłków, które pozwalają na odpoczynek od codziennego obowiązku kontrolowania oraz wysyłania zamówień. System o wcześniej ustawionej godzinie wyśle zestawienie zawierające informacje odnośnie ilości oraz rodzajach posiłków do zamówienia.

Dziennik MEN

Jest to narzędzie zgodne z wymogami MEN, które doceni każdy nauczyciel, terapeuta i dyrektor. Zamiast żmudnie przepisywać tematy z przewodników, teraz kilkoma kliknięciami w łatwy sposób wybierzesz wydawnictwo, krąg tematyczny, temat, a cały opis i podstawa programowa uzupełni się automatycznie sama.

Nawiązaliśmy współpracę z wieloma wydawnictwami edukacyjnymi, co pozwoliło nam na umieszczenie treści przewodników w systemie oraz stworzenie narzędzia zgodnego z wymaganiami Ministerstwa Edukacji i Nauki oraz Kuratorium Oświaty.

Obsługa Kuchni / Catering

Jadłospisy

Informuj rodziców o posiłkach w nadchodzących dniach. Dodawaj przygotowane przez siebie albo catering jadłospisy i określaj od kiedy do kiedy obowiązują. Rodzice z łatwością zapoznają się z ich zawartością i poinformują o ewentualnych uwagach, potrzebie wyklóczeń czy też alergiach.

Biuro / Sekretariat

Rekrutacja

SmartKid oferuje moduł rekrutacji, który umożliwia przeniesienie na rodziców część żmudnej pracy związanej z dodawaniem dzieci oraz informacji o nich. Wystarczy, że wyślesz rodzicom albo umieścisz na stronie placówki link dostępny w zakładce rekrutacja. Rodzice za pomocą przejrzystego formularza wprowadzą wszystkie niezbędne nade swoich dzieci, które po przesłaniu pojawią się na liście dzieci oczekujących. Możesz przejrzeć dane, uzupełnić je i przyjąć dziecko wybierając jedynie grupę oraz formę rozliczeń. Możesz to również zrobić z wieloma dziećmi na raz. Teraz z łatwością przeprowadzisz rekrutację kilkudziesięciu, a nawet kilkuset dzieci na raz.

Zarządzanie rachunkami

Biuro może łatwo przeglądać rachunki rodziców, dodawać nowe opłaty lub sprawdzać status płatności. Rachunek składa się najprościej rzecz ujmując z czterech składowych. Opłaty za czesne, opłaty za wyżywienie, opłaty za dodatki czyli wszystkie dodatkowe opłaty które nie zawierają się w poprzednich dwóch. Placówka ma również możliwość generować jednorazowe, wcześniej zdefiniowane komunikaty, które spowodują nie tylko naliczenie opłaty, ale automatycznie prześlą też zdefiniowaną wiadomość do rodziców i poinformują o tym fakcie rodzica.

Aktualizacja danych

Dzięki systemowi SmartKid, wszelkie zmiany w danych dzieci czy rodziców są od razu widoczne dla pracowników biura. Uprawnieni pracownicy tacy jak nauczyciele mają też stały podgląd online do karty dziecka i informacji odnośnie osobach uprawnionych do obioru dziecka, alergiach pokarmowych i innych ważnych informacjach, które są często pilnie potrzebne.

Kadra Medyczna / Pielęgniarka

Monitorowanie zdrowia dzieci

Dzięki systemowi SmartKid, kadra medyczna ma łatwy dostęp do informacji o zdrowiu każdego dziecka, takich jak alergie pokarmowe, niepełnosprawności czy inne istotne informacje zdrowotne.

Komunikacja z rodzicami

SmartKid umożliwia łatwą komunikację z rodzicami na temat zdrowia ich dzieci, np. poprzez przesyłanie powiadomień o nadchodzących szczepieniach czy kontrolach zdrowotnych.

Osoba zarządzająca personelem / HR

Zarządzanie personelem

Kierownik ds. Personalnych może korzystać z systemu SmartKid do monitorowania czasu pracy pracowników, zarządzania urlopami czy śledzenia szkoleń i kwalifikacji. System automatycznie przypomni dwa tygodnie wcześniej o kończących się wprowadzonych badaniach, szkoleniach BHP czy ppoż. System przypomni również o kończącej się umowie z danym pracownikiem na czas określony. Przy codziennych obowiązkach w placówce eliminuje to potrzebę do ciągłego sprawdzania dokumentów pracowniczych albo tworzenia kolejnych plików.

System

SmartKid jest zbudowany w taki sposób, aby pomóc różnym profilom pracowników w efektywnym zarządzaniu swoimi codziennymi obowiązkami. Osoba zarządzająca może wyznaczać zadania poszczególnym pracownikom z podziałem na kamienie milowe, które pracownicy mają do zrealizowania. Mogą odznaczać wykonane zadania albo podrzędne zadania w większych projektach. (np. wypełnienie dziennika można podzielić na poszczególne grupy w placówce, i po uzupełnieniu każdej grupy można odznaczać postęp w całości zadania). Niezależnie od tego, czy jesteś dyrektorem przedszkola, nauczycielem, pracownikiem biura, kierownikiem ds. personalnych czy kadrą medyczną, SmartKid ma dla Ciebie odpowiednie narzędzia i funkcje.

Pracownicy mogą ewidencjonować również w łatwy sposób godziny swojej pracy poprzez klikanie rozpocznij i zakończ pracę. Jeśli kierownik stwierdzi i godziny wprowadzone przez pracownika nie są zgodne z rzeczywistością, może wpisać godziny ręcznie, a system wyświetli poprawny czas i wskaże rozbieżności.

Uprawnienia i role

Nadając uprawnienia do poszczególnych ról (role są tworzone przez placówkę) w sposób bardzo szczegółowy można określić jakie elementy systemu dany pracownik może widzieć i zmieniać. Dlatego możemy utworzyć grupę np. nauczycieli i nadać im wszystkim takie same uprawnienia, albo zrobić to bardziej szczegółowo wyróżniając np. pedagogów specjalnych albo nauczycieli i pomoce.

Pracownik biurowy

Zarządzanie płatnościami

Pracownik biurowy ma dostęp do modułu płatności, gdzie może monitorować wpłaty od rodziców, zarządzać rachunkami oraz tworzyć raporty finansowe. Może też korygować ewentualne niezgodności, dodawać dodatkowe należności oraz wystawić faktury. Jeśli posiada uprawnienia to może rozliczać całą placówkę oraz wysyłać przypomnienia o płatnościach do rodziców. Jeśli w placówce jest więcej niż jeden sposób rozliczania dzieci (np. placówka posiada dzieci, które płacą czesne oraz część dzieci na zasadach publicznych, które nie płacą czesnego), może tworzyć schematy rozliczeń i dodawać je do poszczególnych dzieci.

Komunikacja z rodzicami

Pracownik biurowy może korzystać z systemu SmartKid do wysyłania powiadomień do rodziców, odpowiadania na ich pytania czy zgłoszenia wszelkich zmian dotyczących opieki nad dziećmi i rozliczeń. Tak jak już było opisane to powyżej, może obsługiwać komunikację w osobnym pokoju czatowym nazwanym np. biuro czy sekretariat. Zapewni to swobodę rozmów oraz prywatność rozmów na temat rozliczeń i ewentualnych tematów, które nie chcą być poruszane przy innych pracownikach. Funkcja ta sprawdza się też szczególnie dobrze przy wymianie danych osobowych, bądź też innych informacji newralgicznych.